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「公文書」と「文書」の定義、統一へ 県の情報公開で「見える化委」

2018年02月14日 15:02
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 県の公文書の取り扱いを巡り、情報公開条例が定める「公文書」と、文書管理規程に基づく「文書」の定義が乖離(かいり)している現状が、県庁で13日に開かれた第三者委員会の通称「見える化委員会」で報告された。規程による文書は決裁・回覧後のもので、条例が「公文書」とする決裁途中の文書、紙に印刷していない電子データは含まれていない。県は条例上の「公文書」に統一する考えを示している。

 1997年制定の条例は、公文書を「職員が職務上作成し、または取得した文書、図面、写真、その他情報が記録された記録媒体」と定義し、条例施行規則でフィルムや電子データも含まれる。一方、68(昭和43)年県訓令の規程は、紙媒体の管理を定めたもので、文書での事務処理を原則としている。

 電子データは2016年の要領に基づいて管理されているが、紙での出力が原則。電子データの具体的な保存場所や保存期間は明確になっていない。このため、条例による「公文書」のうち▽決裁途中や未施行など処理が完結していない文書▽保存期間1年未満の文書▽紙に出力していない電子文書―は規程の対象外となっている。

 情報公開・提供の在り方を検証する見える化委に対し、県は、規程の「文書」を見直して条例の「公文書」に合わせることや、電子データも紙文書と同様に管理する考えを説明。県民への説明責任を果たすため、こうした文書作成を職員に義務付ける項目を設定する方向性を伝えた。

 この日の会合では、11項目の検討テーマのうち、文書管理など4項目を協議。会議等の公開について、県の政策形成過程に関わる会議などへの拡大を検討するほか、非公開基準の再検証なども示された。

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